خدمات حقوقی ثبت احوال
خدمات ثبت احوال کشور
ثبت احوال این کهن دستگاه دولتی از تولد تا این زمان که بیش از یک قرن را پشت سر می گذارد، همواره دغدغه خدمت بهینه در عرصه هویت و تابعیت را داشته و همگام با رشد و توسعه در کشور و جهان، در جهت خدمت رسانی حرکت نموده است. مسیر پر تلاطم حیات ثبت احوال در ایران نشان از تلاش مستمر و خستگی ناپذیر دست اندرکاران این حوزه مهم دارد.
ثبت رویداد های حیاتی و صدور مدارک هویتی وظیفه اصلی آن و تولید و انتشار آمارهای جمعیتی که نتیجه اطلاعات جمع آوری شده در خلال ثبت وقایع ولادت، ازدواج، طلاق و مرگ می باشد، اثری مهم و سود بخش برای حوزه های برنامه ریزی کشور است. اکنون اطلاعات عظیم مرکز داده این سازمان مبنای عملکرد بسیاری از مراجع دولتی و خصوصی است.
ثبت احوال چه وظایفی را بر عهده دارد؟
برابر ماده ۱ قانون ثبت احوال، وظایف سازمان ثبت احوال کشور به شرح ذیل است:
الف – ثبت ولادت و صدور برگ ولادت و شناسنامه.
ب – ثبت واقعه فوت و صدور گواهی مرگ.
ج – تعویض شناسنامه‌های موجود در دست مردم.
د – ثبت ازدواج و طلاق و نقل تحولات.
ه – صدور گواهی ولادت برای اتباع خارجه.
و – تنظیم دفاتر ثبت کل وقایع و نام خانوادگی.
ز – جمع‌آوری و تهیه آمار انسانی سراسر کشور و انتشار آن.
وفق بند ح ماده یک قانون اخیر الذکر، علاوه بر موارد ۷ گانه فوق الذکر امور دیگری نیز به عهده ادارات ثبت احوال سراسر کشور است:
الف – اموری که به عهده هیأت های حل اختلاف ادارات سراسر کشور گذاشته شده است:
- تصحیح هر نوع اشتباه در تحریر مندرجات اسناد ولادت و مرگ بعد از امضاء سند و قبل از تسلیم برگ یا گواهی ولادت یا مرگ و تکمیل سند از نظر مشخصاتی که “نامعلوم” بوده است مندرج در ماده ۲۹ این قانون
- رفع اشتباهات ناشی از تحریر ضمن ثبت وقایع یا نقل مندرجات اسناد و اعلامیه‌ها و مدارک به دفاتر ثبت کل وقایع و سایر دفاتر
- ابطال اسناد و شناسنامه‌هایی که بیگانگان مورد استفاده قرار داده‌اند و طبق ماده ۴۴ اعلام می‌شود
- ابطال اسناد مکرر و یا موهوم و تصحیح اشتباه در ثبت جنس صاحب سند و تغییر نامه‌های ممنوع
- حذف کلمات زائد، غیر ضروری و یا ناشی از اشتباه در اسناد سجلی اشخاص.
ب- چاپ عکس در شناسنامه بعد از ۱۵ سالگی
ج – صدور کارت شناسایی ملی بعد از ۱۵ سالگی
د- تغییر نام
ه – تغییر نام خانوادگی
گرفتن شناسنامه برای نوزاد در صورت عدم ثبت ازدواج والدین
ثبت ولادت نوزادانی که در زمان گرفتن شناسنامه ازدواج والدین آنها به ثبت نرسیده باشد، مستند به تبصره ماده ۱۶ قانون ثبت احوال:
حالت اول : پدر و مادر می توانند با مراجعه به مامور ثبت احوال و ارائه گواهی ولادت و یا معرفی دو شاهد برای فرزندشان شناسنامه بگیرند.
حالت دوم: یکی از والدین نوزاد در دسترس نبوده یا حاضر به گرفتن شناسنامه برای فرزندش نیست و ازدواجشان نیز به ثبت نرسیده باشد، در اینجا پدر یا مادر با مراجعه به مامور ثبت احوال و ارائه گواهی ولادت و یا معرفی دو شاهد برای فرزندش شناسنامه می گیرد.
در این حالت چنانچه مادر اعلام کننده ولادت باشد نام خانوادگی مادر به نوزاد داده می شود.
شناسنامه نوزادانی که والدین آنها نامعلوم هستند
در شرایطی که نوزادی والدینش معلوم نباشند حق داشتن هویت و سند و مدرک هویتی و تابعیتی است.
قانون ثبت احوال برای این مسئله در ماده ۱۷ خود راه حل ارائه داده است. ثبت ولادت و صدور شناسنامه با ثبت نام های فرضی برای والدین نوزاد تکلیف ثبت احوال است. این ماده قانونی تصحیح مشخصات هویتی والدین نوزاد را پیش بینی کرده است. ضمنا برای حفظ موقعیت اجتماعی کودک موضوع فرضی بودن نام والدین در شناسنامه منعکس نخواهد شد.
محرمانگی مندرجات اسناد سجلی
افشای اطلاعات موجود در اسناد هویتی افراد، جز برای صاحب سند و مقامات ذیصلاح ممنوع است. این حکم ماده ۳۴ قانون ثبت احوال است تا اتباع ایرانی از منتشر نشدن اسرارشان آسوده خاطر باشند.
چه زمانی و به کجا ولادت نوزادمان و وفات عزیزانمان را اعلام کنیم
ولادت نوزاد باید ظرف ۱۵ روز و وفات افراد باید ظرف ۱۰ روز به یکی از ادارات ثبت احوال سراسر کشور اعلام گردد.
آیا هر نامی را می توانیم برای نوزادمان انتخاب کنیم؟
قانون ثبت احوال قیودی را در انتخاب نام پیش بینی کرده بنابراین والدین در انتخاب نام برای فرزندشان کاملا آزاد نیستند و باید نکاتی را رعایت کنند. ماده ۲۰ قانون ثبت احوال انتخاب نام را به عهده اعلام‌کننده گذاشته است، و او باید یک نام ساده یا مرکبی که عرفاً یک نام محسوب می‌شود، انتخاب کند ضمناً عناوین و القاب و نامهای زننده و مستهجن یا نامناسب با جنس برای نامگذاری ممنوع است.
سازمان ثبت احوال برای سهولت در انتخاب نام اقدام به انتشار کتاب راهنمای نامگذاری نموده است .
تغییر نام نیز به عهده هیات های حل اختلاف ادارات ثبت احوال است. در صورتی که برای تغییر نام برابر دستورالعمل تغییر نام دلایلی وجود داشته باشد می توان به طریق فوق الذکر اقدام گردد.
آیا ما باید نام خانوادگی خود را تا پایان عمر تحمل کنیم؟
مواد ۴۰ تا ۴۲ از قانون ثبت احوال احکامی در خصوص نام خانوادگی دارد:
- ماده ۴۰ تغییر نام خانوادگی را برابر آئین نامه مربوطه به عهده ثبت احوال گذاشته است.
- مفهوم ماده ۴۱ بدین قرار است که، چنانچه قصد تغییر نام خانوادگی خود را داشته باشیم باید به یک نکته مهم توجه داشته باشیم و آن این است که، نام خانوادگی منتخب در حوزه صدور شناسنامه ما متعلق به دیگری نباشد و به اصطلاح، دیگری حق تقدم نداشته باشد. چنانچه اصرار به داشتن نام خانوادگی منتخب دارای حق تقدم باشیم چاره ای جز اخذ اجازه از دارنده حق تقدم نداریم و در غیر این صورت باید نام خانوادگی منتخب خود را با پیشوند یا پسوندی ترکیب کنیم.
- تبصره ماده ۴۱ نام خانوادگی پدر را به ناچار به فرزند تحمیل کرده و حق تقدم در محل صدور سند ولادت رعایت نمی شود و می تواند با نام خانوادگی دیگران نیز در آن حوزه برابر باشد البته برای رفع مسئله نام خانوادگی تحمیلی به فرزندان کبیر اجازه می دهد برای خود نام خانوادگی دیگری انتخاب نمایند. البته از طریق انتخاب واژه بلامعارض یا با اجازه از دارنده حق‌تقدم برای یکبار تغییر دهد.
- ماده ۴۲ استثنای ماده ۴۱ است و به زن اجازه می دهد تا زمانی که در قید زوجیت شوهرش می‌باشد از نام خانوادگی او بدون رعایت حق تقدم استفاده کند ولی در صورت انحلال نکاح ادامه استفاده از نام خانوادگی شوهر بستگی به اجازه شوهر دارد.
- استثنای دیگری از موضوع حق تقدم: نام‌خانوادگی فرزند در غیرمحل صدور سند پدر حتی اگر بلامعارض باشد ایجاد حق تقدم نمی‌کند، همچنین در مواردی که نام‌خانوادگی مادر به فرزند داده شده باشد.
- در رویه ثبت احوال و در جهت خواست عموم مردم تسهیلاتی را قائل شده است از جمله حذف پسوند نام محل؛ چنانچه کسی در ادامه نام خانوادگی خود نام محلی را داشت می تواند نسبت به حذف آن اقدام نماید.
مدارک هویتی ایرانیان
برای احراز هویت اشخاص نیاز به ارائه مدارک هویتی است. مدارک هویتی ایرانیان شناسنامه و کارت ملی شناسایی است. شناسنامه در بدو تولد با اعلام ولادت صادر و تحویل می شود و در ادامه در سن ۱۵ سالگی با چاپ عکس صاحب سند شناسنامه تعویض می شود.
مدرک هویتی دیگر کارت شناسایی ملی است که در ۱۵ سالگی صادر و تحویل می شود. کارت شناسایی ملی حاوی اطلاعات مختصری است که به دلایل تغییر مشخصات سجلی، تغییر نشانی، مفقود شدن و مستعمل شدن تعویض می گردد.
تاخیر در ثبت وقایع حیاتی
- تعریف:
ثبت رویدادهای حیاتی ولادت و مرگ خارج از مهلت های مذکور در تبصره ماده ۱۵ و ماده ۲۵ ق.ث.ا در نتیجه اظهار دیر هنگام از سوی اعلام کنندگان موضوع مواد ۱۶ و ۲۶ ق.ث.ا
- واژگان مرتبط:
رویداد حیاتی: ولادت، ازدواج، طلاق و مرگ از اهم رویدادهای حیاتی
اعلام: اظهار و ارائه مستندات وقوع رویداد حیاتی توسط صاحبان آن رویداد نزد مامور ثبت احوال
ثبت: انتقال اظهارات و مفاد مستندات ارائه شده از سوی اعلام کننده به اسناد و فرم های ثبتی
دیرثبتی: اعلام یا ثبت خارج از مهلت قانونی رویدادهای حیاتی
اقلام ثبتی: مشخصه های معرف هویت یک تبعه ایران در قالب اسناد هویتی
- مفهوم دیرثبتی: واژه دیرثبتی در اثر کثرت استعمال نابجا، مفهوم اصلی خود را که اعلام دیر هنگام می باشد، از دست داده است. معمولاً رویداد اعلام شده بلافاصله توسط مامور ثبت احوال ثبت می شود در واقع دیر ثبتی نتیجه اعلام دیر هنگام از سوی اعلام کننده قانونی است. “اطلاع دادن صرفا آگاه ساختن مامورین یا اداره ثبت احوال از وقوع یک رویداد است ولی اعلام یک حکم قانون است و یک عمل قانونی محسوب می شود و دارای آثار حقوقی است به عبارتی رابطه بین اعلام و اطلاع عموم و خصوص مطلق است به این معنا که هر اعلام قانونی، اطلاع است ولی الزاما هر اطلاع، اعلام قانونی نیست.”(قیوم زاده و نبوی، فصلنامه جمعیت، شماره ۸۳ و۸۴، سال ۱۳۹۵، ص۸۹) اعلام کننده کسی است که مکلف به اعلام واقعه می باشد و می تواند به شخص دیگری رسماً وکالت دهد تا از طرف او واقعه را اعلام نماید.( تبصره ماده ۶ ق.ث.ا) ناگفته نماند علاوه بر اشخاص حقیقی، اشخاص حقوقی نیز در شرایطی خاص (بندهای ۵ و ۶ ماده ۱۶ و مواد ۲۷ و ۲۸ ق.ث.ا) مکلف به اعلام رویداد های ولادت و مرگ شده اند.
- مستند قانونی: قانونگزار برای اعلام رویداد ولادت ۱۵ روز و برای رویداد مرگ ۱۰ روز تعیین نموده است. (تبصره ماده ۱۵ و ماده ۲۵ ق.ث.ا ) چنانچه رویداد حیاتی خارج از مهلت پیش بینی شده، اعلام یا ثبت شود اصطلاحاً دیر ثبتی رخ داده است و این ترک فعل مجازات دارد (ماده ۳ ق.ت.ج.م.ا.ش)
- پیشینه پژوهشی در خصوص دیرثبتی: علل اعلام دیر هنگام بارها در پژوهش ها مورد بررسی قرار گرفته و عواملی نظیر نا آگاهی مردم از قوانین و مقررات، وجود آداب و رسوم خاص، فاصله محل سکونت تا اداره ثبت احوال بویژه در مناطق روستایی به عنوان علل دیر ثبتی بدست آمده است. طرح های زیر نمونه ای از منابع علمی در خصوص دیرثبتی است. یافته های این پژوهش ها به طراحی راهکارهای عملی برای حل این مشکل در کشور شده است.
- طرح رتبه بندی عوامل تأخیر در ثبت فوت ۱۳۸۵
- بررسی تأثیر عوامل درون و برون سازمانی بر وضعیت ثبت وقایع با تأکید بر آمارهای ولادت و وفات، ۱۳۸۵
- اولویت ها و حدود عوامل موثر بر کم ثبتی و دیر ثبتی رویداد های ولادت و وفات ۱۳۸۶
- راهکارهای عملی برای برخی موانع ثبت وقایع حیاتی با تأکید بر رویدادهای ولادت و فوت ، ۱۳۸۷
- بررسی علل تأخیر بیش از یکسال از وقوع رویداد تا ثبت وقایع ولادت و وفات در زمان ثبت ، ۱۳۸۸
- اثر فناوری های نو در کاهش دیرثبتی: علاوه بر بهره برداری از یافته های طرح های تحقیقاتی، با گذشت زمان و ظهور فناوری های جدید بویژه فناوری اطلاعات و ارتباطات و بکارگیری آن در نظام ثبت احوال، این مسئله کم رنگ تر شده و با مداخله ثبت احوال در حوزه اعلام، حجم قابل توجهی از رویداد ها در مهلت قانونی به ثبت می رسد. امروزه با اتصال بسیاری از زایشگاه ها و مراکز درمانی، دفاتر رسمی ازدواج و طلاق به ثبت احوال، اطلاعات لازم در خصوص رویدادهای حیاتی به نحو برخط به مرکز داده ثبت احوال منتقل شده و به تبع آن، امر ثبت رویداد های حیاتی تسهیل گردیده است. به حکایت آمار های ثبت احوال، بیش از ۹۸ درصد رویداد های ولادت در سال ۱۳۹۷ در بیمارستان رخ داده است و ۷/۹۷ درصد از رویداد های ولادت در همان سال در مهلت قانونی ۱۵ روزه به ثبت رسیده اند. (سالنامه آماری سازمان ثبت احوال کشور، سال ۱۳۹۷، ص ۱۹) با توجه به شرایط روز، مهلت های قانونی می بایستی به شکل متغیر تعیین شود چرا که بطور مثال در نقاطی که ارتباط برخط وجود دارد مهلت می تواند حداکثر فقط یک روز باشد و در مقابل برای افرادی نظیر عشایر کوچنده یا ساکنین مناطق دور و صعب العبور شاید مهلت های پیش بینی شده کنونی کافی نباشد. بنابر این دیرثبتی نیز مفهومی متغیر خواهد داشت و حسب شرایط اعلام کننده قانونی، متفاوت خواهد بود.
کتاب شناسی:
- قانون ثبت احوال مصوب سال ۱۳۵۵ مجلس شورای ملی متضمن اصلاحیه سال ۱۳۶۳ مجلس شورای اسلامی
- قانون تخلفات ، جرائم و مجازاتهای مربوط به اسناد سجلی و شناسنامه مصوب ۱۳۷۰ مجمع تشخیص مصاحت نظام
- فصلنامه جمعیت سازمان ثبت احوال کشور سال ۱۳۹۵ شماره ۸۳ و ۸۴
- سالنامه آماری سازمان ثبت احوال کشور سال ۱۳۹۷
سید مجید نبوی
کارشناس ارشد حقوق خصوصی
بازنشسته و مشاور حقوقی سازمان ثبت احوال
تولید آمار حیاتی
- تعریف:
جمع آوری و پردازش داده های مربوط به رویدادهای ولادت، ازدواج، طلاق و مرگ و انتشار آن در سراسر کشور
- واژگان مرتبط:
آمار ثبتی: آمار ثبتی آماری است که در خلال “ثبت وقایع حیاتی کارکردی دو گانه دارد از یک سو به نیازهای روزافزون حقوقی افراد پاسخ می دهد؛ از سوی دیگر، نیاز های فزاینده جامعه را به آمارهای حیاتی تامین می کند”.(سرایی، فصلنامه جمعیت، شماره ۲، سال ۱۳۷۱، ص ۴۰) در واقع هدف اصلی دستگاه ثبت است و تولید آمار نیست.”منظور از آمار های ثبتی آمارهای است که با استفاده از گزارش ها، مدارک و اسناد مربوط به فعالیت های جاری موسسات بدست می آید”.(نجاتیان، فصلنامه جمعیت، شماره ۳۱-۳۲، سال ۱۳۷۹، ص ۸۵)
وقایع حیاتی: رویداد هایی که با تولد انسان شروع و با مرگ او خاتمه می یابد در این بین احتمال وجود رویداد ازدواج وجود داشته و رویداد طلاق نیز به تبع واقعه ازدواج محتمل است.
منبع داده: منبع داده بسته به شیوه جمع آوری متفاوت است، روش های تولید آمار حیاتی سرشماری، نمونه گیری و ثبت جاری وقایع هستند.
اقلام اطلاعاتی: اقلام اطلاعاتی همان محتویات اسناد سجلی است که منبع تولید آمار ثبتی است که در جریان ثبت رویدادها تولید می شود.
- مستند قانونی
بند “ز” ماده ۱ و صدر ماده ۲ ق.ث.ا جمع آوری، تولید، تغییر فرم ها و انتشار آمار حیاتی را به عهده سازمان ثبت احوال گذاشته است.
- پیشینه تولید:
سابقه تولید آمار حیاتی به قدمت ثبت احوال شخصیه در ایران است. “]اولین[ قانون ثبت احوال در پاییز سال ۱۲۹۷ شمسی به تصویب رسید که حاوی ۴۱ ماده بود و در واقع تاریخ مزبور تاریخ پایه گذاری ثبت‌احوال در ایران محسوب می‌گردد.”( میرشکاری، عباس، حقوق ثبت‌احوال، صفحه ۲۹) . تهیه آمار تا سال ۱۳۶۸ با مراجعه به اسناد و انتقال تعداد رویداد ها متضمن ویژگی هایی نظیر جنس و تاریخ و محل ثبت و تولد در قالب دفاتری موسوم به دفاتر شهرستان ها انجام می شد. از سال ۱۳۶۸ تا ایجاد مرکز داده ثبت احوال دوره تکوین را از نظام جمع آوری دستی به تولید و انتشار تمام مکانیزه و برخط طی نموده است.
اهمیت و جایگاه آمار حیاتی
از قدیم الایام آمار حیاتی اهمیت فوق العاده ای در سلامت انسان ها داشته است. این نوع آمار با عناوین دیگری و با مقاصد خاصی شناخته می شد:
آمار حیاتی- علم جمع آوری اطلاعات پزشکی،
آمار وقایع زندگی- علم مطالعه در زمینه وقایع چهارگانه ولادت، ازدواج، طلاق و مرگ،
آمار بهداشتی- وسیله بسیار موثری در بهداشت و پزشکی پیش گیری و تحقیقات پزشکی و بهداشتی از قبیل علل مرگ، شیوع بیماری ها و تصادفات.(آمار حیاتی مقدماتی، نهاپتیان، صص ۳-۶)
برابر قانون جاری ثبت احوال علت فوت از اقلام سند فوت است و قانونگزار بر حضور پزشک و صدور گواهی پزشک تاکید داشته است. (بند ۳ ماده ۲۳ و ماده ۲۴ ق.ث.ا)
- مصرف کنندگان آمار حیاتی
اشخاص حقیقی نظیر دانشجویان و محققین حوزه های علوم جامعه شناسی، جمعیت شناسی و پزشکی و از طرفی اشخاص حقوقی، دستگاه های متولی امر سلامت و بطور کلی نیازهای آماری که مرتبط با جمعیت باشد، به عنوان مصرف کنندگان عمده آمار های حیاتی می باشند. قانونگزار با توجه به نیاز دستگاه ها به آمارهای حیاتی، ثبت احوال را مکلف به همکاری نموده است. از جمله قوانین و مقررات موصوف می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- اداره ثبت احوال هر محل مکلف است صورت اسامی متولدین ذکور شهرستان یا بخشهای حوزه مأموریت خود را که در سال بعد باید به‌وضع مشمولیت آنان رسیدگی شود، به طور تفکیک در چهار نسخه تهیه و تا اول آذر ماه هر سال به مراجعی که برای رسیدگی به امر وظیفه عمومی‌تعیین شده و یا خواهد شد تسلیم کند.( ماده ۲۰ قانون خدمت وظیفه عمومی مصوب ۱۳۶۳) .
- سازمان ثبت احوال کشور موظف است از طریق شبکه رایانه ای، اطلاعات فوت شدگان راحداکثر ظرف مدت یک هفته از تاریخ فوت در اختیار راهنمایی و رانندگی محل قرار دهد.( ماده ۱۱- آیین‌نامه راهنمایی و رانندگی مصوب سال ۱۳۸۴)
- سازمان ثبت احوال …. موظفند آمار متولدین هر سال (در صورت‌امکان به همراه کد ملی) ….. در اختیاراین وزارتخانه قرار دهند.( ماده ۳ آیین‌نامه اجرایی‌الزامی بودن آموزش تا پایان دوره راهنمایی تحصیلی مصوب ۱۳۸۴)
- سازمان ثبت احوال کشور موظف است اطلاعات پایه جمعیتی کشور را به صورت برخط (online) و یا روزانه در اختیار سازمانهای ذی‌ربط قرار دهد. (قسمت دوم از بند ب تبصره ۱۴ قانون بودجه سال ۱۳۸۶ کل کشور).
کتاب شناسی:
- قانون ثبت احوال مصوب سال ۱۳۵۵ متضمن اصلاحیه سال ۱۳۶۳
- فصلنامه علمی پژوهشی جمعیت، شماره ۳۱-۳۲، سال ۱۳۷۹
- فصلنامه علمی پژوهشی جمعیت، شماره ۲، سال ۱۳۷۱
- آمار حیاتی مقدماتی، نهاپتیان، ۱۳۴۷
- حقوق ثبت‌احوال، میرشکاری، عباس
کارشناس ارشد حقوق خصوصی
بازنشسته و کارشناس حقوقی سازمان ثبت احوال